Aviso: este texto é informativo e não é aconselhamento jurídico. Normas mudam e cada clínica tem particularidades. Antes de decidir prazos, descarte de documentos ou contratos, confirme com seu CRO e com um advogado de confiança.
Resposta rápida: o prontuário odontológico pode ser 100% digital, desde que o sistema garanta integridade, autenticidade e confidencialidade (Lei 13.787/2018). O prazo mínimo de guarda é de 20 anos a partir do último registro. Como contém dados de saúde, ele também segue a LGPD: acesso restrito, segurança e transparência com o paciente.
O prontuário odontológico pode ser só digital?
Sim. A Lei 13.787/2018 regula a digitalização e o uso de sistemas informatizados para guarda e manuseio do prontuário, e o Código de Ética Odontológica exige a manutenção do prontuário em arquivo "físico ou digital". Quem usa papel pode continuar. Quem migra precisa respeitar requisitos de segurança.
Na prática, "digital" não significa "uma pasta de PDFs no computador da recepção". Significa um sistema em que os registros são controlados, têm autoria identificável e ficam protegidos contra acesso e alteração indevidos.
Fontes: Lei 13.787/2018, arts. 1º, 2º e 4º; Código de Ética Odontológica, Resolução CFO-118/2012, art. 17.
O que o prontuário odontológico precisa conter?
O Código de Ética exige prontuário legível e atualizado, com os dados clínicos necessários ao caso. Cada avaliação deve ser registrada em ordem cronológica, com data, hora, nome, assinatura e número de registro no CRO do profissional (Resolução CFO-118/2012, art. 17).
O CFO, em seu material de perguntas frequentes, propõe um "conteúdo mínimo, razoável e pertinente". Na prática, reúna:
- Dados do paciente: nome completo, idade, sexo, endereço, telefone e documento (RG ou CPF).
- Anamnese e histórico de saúde: alergias, medicamentos em uso, doenças prévias.
- Exame clínico e plano de tratamento.
- Evolução cronológica: o que foi feito em cada consulta, por quem, quando.
- Documentos: termos de consentimento, orçamentos aceitos, atestados, receitas e exames anexados.
- Dados do profissional: nome e número do CRO. Para pessoa jurídica, também os dados da entidade e do responsável técnico.
Fonte: CFO, Perguntas Frequentes (2026).
Por quanto tempo guardar o prontuário odontológico?
O prazo mínimo legal é de 20 anos a partir do último registro, valendo para prontuários em papel, digitalizados ou nascidos digitais (Lei 13.787/2018, art. 6º). Só depois disso a eliminação é permitida, preservando a intimidade e o sigilo do paciente, e com registro da destinação final.
Você deve encontrar na internet o prazo de 10 anos. Ele vem de um parecer antigo do CFO (Parecer 125/92, 10 anos após a última consulta) que o próprio CFO ainda cita ao lado da lei. Como a lei federal é posterior e fixa 20 anos, o caminho seguro é usar 20 anos como piso.
| Fonte | O que diz | Como tratar |
|---|
| Lei 13.787/2018, art. 6º | Mínimo de 20 anos do último registro | Piso recomendado |
| CFO, Parecer 125/92 (citado no FAQ do CFO) | Mínimo de 10 anos da última consulta; para menor, conta a partir dos 18 anos | Histórico; superado pelo prazo maior da lei |
| CFO, Resolução 91/2009, art. 8º | Mínimo de 10 anos para papel não digitalizado | Confira a vigência com seu CRO |
| CFO, FAQ | Guardar por toda a carreira é a conduta mais segura | Boa prática para casos de litígio |
Um ponto de atenção: a Resolução CFO 91/2009 trata de "guarda permanente" para prontuários arquivados eletronicamente (art. 7º). Se você pretende descartar qualquer prontuário, valide antes com o CRO e com seu advogado.
Fontes: Lei 13.787/2018, art. 6º; Resolução CFO-SEC-91/2009; CFO, Perguntas Frequentes.
O que a LGPD muda no prontuário da clínica?
A LGPD classifica dados de saúde como dados pessoais sensíveis (art. 5º, II). Isso exige mais cuidado, mas não significa que toda ficha precise de um termo de consentimento. O tratamento para a tutela da saúde, feito por profissionais e serviços de saúde, tem base legal própria (art. 11, II, "f"). A lei 13.787/2018 também diz que o manuseio do prontuário digital segue a LGPD (art. 1º).
O que a LGPD pede da clínica, na prática:
- Segurança: medidas técnicas e administrativas contra acessos não autorizados e vazamentos (art. 46).
- Direitos do titular: o paciente pode pedir confirmação de tratamento, acesso, correção e outras informações (art. 18).
- Encarregado (DPO): o controlador deve indicar um encarregado e divulgar o contato (art. 41). Verifique com seu advogado como isso se aplica ao porte da sua clínica.
- Incidentes: vazamentos com risco relevante devem ser comunicados à ANPD e ao paciente (art. 48).
- Sanções: a multa simples chega a 2% do faturamento, limitada a R$ 50 milhões por infração (art. 52).
Atenção ao WhatsApp: mandar imagem de radiografia ou foto de caso clínico em grupo ou celular pessoal é um dos pontos mais frágeis. O Código de Ética também trata como infração negligenciar a orientação da equipe sobre sigilo (art. 14, II). Veja mais em WhatsApp na clínica odontológica.
Fonte: LGPD, Lei 13.709/2018.
Quanto tempo a clínica tem para avisar sobre um vazamento?
Quando o incidente pode causar risco ou dano relevante, a comunicação à ANPD e aos titulares deve ocorrer em até 3 dias úteis a partir do conhecimento de que afetou dados pessoais. Informações complementares podem ser enviadas em até 20 dias úteis. Agentes de pequeno porte têm prazos dobrados. Dados sensíveis, como os de saúde, estão entre os casos que exigem comunicação.
Fonte: Resolução CD/ANPD nº 15/2024 (resumo de escritório de advocacia; confira o texto oficial no site da ANPD). Consulta em 21/10/2026.
Assinatura digital no prontuário: é obrigatória?
Depende do documento. A Lei 14.063/2020 define três níveis de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada (esta usa certificado digital nos termos da MP 2.200-2, ou seja, ICP-Brasil). Documentos eletrônicos de profissionais de saúde, no âmbito de suas atribuições, valem com assinatura avançada ou qualificada (art. 14). Receitas de controlados e atestados médicos eletrônicos exigem a qualificada (art. 13).
Para digitalizar prontuário em papel e descartar o original, a Lei 13.787/2018 pede certificado digital ICP-Brasil "ou outro padrão legalmente aceito" (art. 2º, §2º) e análise de uma comissão de revisão de prontuários antes da destruição (art. 3º).
Resumo prático:
| Situação | O que a norma indica |
|---|
| Registro de evolução em sistema com controle de acesso | Garantir autenticidade e integridade (Lei 13.787, art. 2º) |
| Digitalizar papel e descartar o original | Certificado ICP-Brasil ou padrão legalmente aceito, mais comissão de revisão |
| Receita de medicamento controlado | Assinatura qualificada (Lei 14.063, art. 13) |
| Termo de consentimento assinado pelo paciente | Pelo menos assinatura avançada, conforme o caso; confirme com seu advogado |
Fontes: Lei 14.063/2020; Lei 13.787/2018.
Como o DrAdm ajuda nessa organização?
O DrAdm é um sistema de gestão web com cadastro de pacientes, evoluções, tratamentos, documentos e permissões por perfil, o que ajuda a manter cada registro no lugar certo e limitar quem enxerga o quê. Também tem links de anamnese, para o paciente preencher o histórico de saúde antes da consulta, e assinatura pública de documentos, para coletar assinatura em termos e outros documentos.
Para ver como o prontuário se encaixa no restante da operação, leia o guia de sistema de gestão odontológica.
Use como ponto de partida, não como parecer jurídico:
- Prontuário existe para todo paciente, legível, atualizado e em ordem cronológica, com data, hora, nome e CRO do profissional.
- Prazo de guarda definido por escrito: mínimo de 20 anos do último registro; nada é descartado sem validação.
- Acesso por perfil: recepção, auxiliar e dentista veem apenas o necessário.
- Login individual, sem senha compartilhada.
- Anamnese e documentos coletados por canal controlado (link de anamnese e assinatura de documentos no sistema), não por foto solta no WhatsApp.
- Backup testado e plano de recuperação.
- Equipe orientada sobre sigilo, com termo de confidencialidade assinado.
- Canal para pedidos do paciente (acesso, cópia, correção) e responsável definido; o paciente não pode ter acesso ao prontuário negado (Código de Ética, art. 18, I).
- Plano de resposta a incidente: quem decide, quem comunica, em até 3 dias úteis quando houver risco relevante.
- Contrato com o fornecedor do sistema que trate de segurança e proteção de dados.
- Revisão anual das regras com seu CRO e seu advogado.
Perguntas frequentes
Prontuário digital tem o mesmo valor legal que o de papel?
Sim, desde que atenda à Lei 13.787/2018. O documento digitalizado conforme a lei e seus regulamentos tem o mesmo valor probatório do original (art. 5º). Para registros criados já no sistema, o essencial é garantir integridade, autenticidade e confidencialidade.
Posso jogar fora o prontuário de papel depois de escanear?
Somente se a digitalização atender aos requisitos legais (incluindo certificado digital ICP-Brasil ou padrão legalmente aceito) e após análise da comissão de revisão de prontuários (Lei 13.787/2018, arts. 2º e 3º). Sem isso, mantenha o papel. Consulte seu CRO antes.
Por quantos anos devo guardar o prontuário do paciente?
Pelo menos 20 anos a partir do último registro, segundo a Lei 13.787/2018. Referências antigas de 10 anos existem em normas do CFO, mas a lei federal fixa o piso maior. O CFO ainda considera mais seguro guardar por toda a carreira.
O paciente pode pedir cópia do prontuário?
Sim. Negar ao paciente acesso ao prontuário ou deixar de fornecer cópia quando solicitada é infração ética, salvo risco ao paciente ou a terceiros (Código de Ética Odontológica, art. 18, I). A LGPD também garante ao titular o direito de acesso aos seus dados (art. 18).
Preciso de consentimento do paciente para registrar dados de saúde na LGPD?
Para o atendimento em si, a LGPD prevê base legal de tutela da saúde, aplicada a profissionais e serviços de saúde (art. 11, II, "f"). Para outros usos, como marketing ou divulgar imagens, a situação é diferente. Valide o desenho com seu advogado.
Minha clínica pequena precisa se adequar à LGPD?
A LGPD vale para qualquer clínica que trate dados pessoais, de qualquer porte. A ANPD prevê regras diferenciadas para agentes de pequeno porte em alguns pontos (como prazos dobrados para comunicar incidentes). Peça orientação jurídica para saber o que se aplica a você.
O que fazer se o computador da clínica for roubado ou o sistema for invadido?
Registre o ocorrido, avalie se há risco relevante aos pacientes e, havendo, comunique a ANPD e os titulares em até 3 dias úteis. Troque senhas, revogue acessos e acione seu advogado. Ter um plano pronto antes economiza tempo.
Próximos passos
Prontuário em ordem protege o paciente e protege você. O mais difícil costuma ser a rotina: quem registra, onde, e quem acessa. Um sistema ajuda a deixar isso no automático.
Conheça o DrAdm em dradm.com.br e veja como funcionam evoluções, documentos, anamnese e permissões por perfil.
Este conteúdo é informativo e não substitui consultoria jurídica ou a orientação do seu CRO.
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